Kontraktsregulering av compliance-forpliktelser
Compliance er en sentral del av moderne forretningsvirksomhet, og sikter til et system som bidrar til at virksomheter opptrer i samsvar med relevant lovverk, etiske regler og interne retningslinjer. Compliance innebærer kort fortalt at man identifiserer den risikoen hver enkelt virksomhet er underlagt med hensyn til brudd på slike forhold, og etablerer et system som søker å minimere denne. Når man snakker om compliance refererer man ofte til interne forhold i virksomheten, men vel så relevant er det å minimere den risikoen virksomheten er utsatt for i samhandling med tredjeparter, som kunder, leverandører og andre forretningsforbindelser. I den sammenheng er det svært effektivt å fastsette forpliktelser til å overholde relevante lover og regler, eller å ta forbehold som reduserer risiko, i kontrakt.
FØR AVTALEINNGÅELSE - KUNNSKAP OM DEN MAN INNGÅR AVTALE MED
Samhandling med kunder, leverandører og andre forretningsforbindelser er sentralt, og åpenbart nødvendig for de fleste virksomheter. Samtidig representerer slik samhandling en risiko for å bli involvert i lovbrudd eller uetisk atferd, eller til å medvirke til dette. Eksempelvis kan virksomheter bli innblandet i korrupsjon, skatteunndragelse, hvitvasking eller sosial dumping. I senere tid har man sett at det fra myndighetenes side stilles stadig strengere krav til virksomhetens eget ansvar for egen verdikjede. Det gjelder også virksomhetens håndtering av tredjeparter.
For å minimere risikoen forbundet med dette, er det sentralt å foreta en integritetsundersøkelse av samarbeidspartnere, kalt "Integrity Due Diligence" (IDD). IDD er undersøkelser og vurderinger av mulige kontraktsmotparter, inkludert dets eiere og nøkkelpersoner (som styremedlemmer og ledere). Gjennom IDD kan man kartlegge deres integritet og forretningsetikk. Et viktig ledd i vurderingen er hvorvidt det i det hele tatt skal inngås en avtale med kontraktsmotparten.
Dersom man identifiserer en risiko, men likevel ønsker å inngå kontrakt, kan det stilles særskilte krav i kontrakten, eller tas relevante forbehold. Det kan også iverksettes risikoreduserende tiltak i oppfølgingen av kontraktsmotparten. Dersom en underleverandør for eksempel ikke kan dokumentere at de har et compliance-system på plass, kan man eksempelvis kreve at underleverandøren skal etablere dette.
HOVEDKOMPONENTER AV COMPLIANCE-REGULERING I KONTRAKTER
Relevante lover og regler skal overholdes
Kontrakter bør inneholde bestemmelser som sikrer at begge parter forplikter seg til å overholde all relevant lovgivning. Hva dette består av for den enkelte virksomhet og/eller kontrakt bestemmes typisk av hvilken bransje det er tale om, hvor virksomheten opererer geografisk, størrelsen på virksomheten etc. Sentralt for mange virksomheter er imidlertid lover og regler om menneskerettigheter, arbeidsrett, HMS, miljøforskrifter, sanksjonsregelverket, GDPR, åpenhetsloven og straffeloven.
Når virksomheten har identifisert hvilket regelverk som er sentralt må kontraktsforpliktelsene angi en plikt til å overholde dette.
Etiske retningslinjer
Mange selskaper velger å lage egne etiske retningslinjer, og inkorporerer eller referer til disse i kontrakten. Etiske retningslinjer kalles også ofte "Code of Conduct".
Etiske retningslinjer fastslår også at lovgivning skal overholdes, men er gjerne både mer overordnede og mer utfyllende enn å kun angi de relevante lovene. Et eksempel på mer overordnet regulering er at kontraktsmotparten skal holde "høye etiske standarder i all sin virksomhet og samhandling under denne avtalen". Mer utfyllende reguleringer er for eksempel mer detaljerte forbud mot bestikkelser, interessekonflikter og andre former for uetisk atferd.
Også i de etiske retningslinjene er det sentralt at klausulene tilpasses den risiko virksomhetene utsettes for.
Rapportering og revisjon
Effektiv compliance-regulering krever at det finnes mekanismer for rapportering og revisjon. Kontrakter kan derfor med fordel spesifisere krav til regelmessig rapportering om compliance-status og tillate revisjoner for å sikre at alle parter etterlever kravene. I tillegg bør kontraktsparten ha en plikt til å uoppfordret rapportere brudd på compliance-kravene til den andre parten og ta nødvendige skritt for å rette opp brudd.
Følgen av brudd
Det er vesentlig å utforme compliance-klausulene slik at de er rettslige forpliktelser med tilhørende misligholdssanksjoner, og ikke bare oppfordringer. Relevante sanksjoner er for eksempel tilbakehold av egen ytelse, erstatning, oppsigelse og/eller heving.
Videreføring av egne compliance-forpliktelser ("back-to-back")
"Back-to-back"-klausuler er relevante innenfor compliance. Slike klausuler sikrer at forpliktelser og krav som er pålagt en part i en kontrakt, også blir videreført til underleverandører eller tredjeparter som er involvert i prosjektet. Ved å inkludere "back-to-back"-klausuler i kontrakter, kan virksomheter sikre at alle parter i leverandørkjeden overholder de samme kravene til lovgivning, etikk og interne retningslinjer.
FORDELER VED COMPLIANCE-REGULERING I KONTRAKTER
Implementeringen av compliance-regulering i kontrakter gir flere fordeler, som for eksempel:
- Redusert juridisk risiko: Klare bestemmelser om compliance-forpliktelser kan redusere risikoen for brudd på lover og regler. Dette kan spare virksomheten for ressursbruk forbundet med bøter, granskninger og eventuell straffeforfølgelse.
- Forbedret omdømme: Virksomheter som følger strenge compliance-standarder kan forbedre sitt omdømme og bygge tillit blant kunder, partnere og investorer. Dette gjelder særlig ettersom det blir stadig større press fra myndigheter og omverden for å sikre etisk forretningspraksis.
- Salgs- og investeringsprosesser: Ved en gjennomgang av et selskap fra en mulig kjøper eller investor i forbindelse med kjøp eller investering, vil det være sentralt å sjekke virksomhetens compliance-rutiner. At virksomheten har gode compliance-rutiner vil være en fordel. Aktuelle fordeler er for eksempel at det viser en mulig kjøper/investor at virksomheten har fokus på compliance, har rutinene på plass og følger opp, og at kjøper/investor ser at det ikke er risiko for eksempelvis bøter etter kjøpet/investeringen.
- Økt effektivitet: Ved å etablere klare retningslinjer og prosedyrer, kan virksomheter oppnå større effektivitet og på lengre sikt redusere kostnader. Compliance innebærer normalt en standardisering av prosesser i en virksomhet, noe som kan føre til mer effektiv drift og bedre kontroll over virksomhetens aktiviteter.
