Dette bør du vite om SSA-avtalene

1. Historien bak avtalene

I 1971 kom de første standardavtalene: SSA-kjøpsavtalen og SSA-vedlikeholdsavtalen. De er senere revidert mange ganger. Konsulentavtalene (bistands- og oppdragsavtalen) kom i 1981, og i 2013 kom det en enklere versjon av SSA-B (SSA-enkel). Programutviklingsavtalen (SSA-U) kom i 1999 og ble slått sammen med SSA-T (tilpasningsavtalen) i 2015. Smidigavtalen (SSA-S) kom i 2014 og den første Skyavtalen (SSA-L) så dagens lys i 2017. I 2021 fikk den følge av to nye skyavtaler SSA-Sky og SSA-lille sky.

Avtalene fikk sin opprinnelse gjennom Rådet for databehandling i staten, som kvalitetssikret de fleste store IT-anskaffelser som staten gjennomførte. Rådet mente betingelsene i leverandørenes avtaler var for leverandørvennlige, og at staten burde kreve bedre betingelser. Derfor tok de initiativ til å lage de første SSA-avtalene som var Kjøpsavtalen (SSA-K) og Vedlikeholdsavtalen (SSA-V). Leverandørsiden har i lang tid ment at disse avtalene var for kundevennlige og gjennom årenes løp har avtalene blitt mer balansert. Avtalene finnes i bokmål, nynorsk og i engelsk versjon.

2. Oversikt over avtalene og hva de kan brukes til

2.1 Konsulentavtalene

Porteføljen består i dag av tre konsulentavtaler. SSA-B og SSA-B enkel er beregnet på kjøp av konsulentbistand hvor du spesifiserer omfanget og krav til kompetansen til de som skal utføre bistanden. Det er viktig å merke seg at kunden styrer bistanden og at leverandøren under disse avtalene ikke har et såkalt resultatansvar. Det betyr i praksis at leverandøren skal stille med kompetente konsulenter, og under kundens styring, levere de tjenester som avtalen spesifiserer, men kunden kan ikke holde leverandøren ansvarlig for et spesifikt resultat. Dersom det er ønskelig fra kunden sin side må kunden bruke SSA-O. Hva er forskjellig på SSA-B og SSA-B enkel? Teksten er i hovedsak den samme, men SSA-B har selvstendige bilag mens du i SSA-B enkel fyller ut de nødvendige opplysningene direkte i kontrakten. Du slipper altså å fylle ut selvstendige bilag.

SSA-O er beregnet på konsulentoppdrag hvor kunden har spesifisert hva som skal leveres, og konsulenten har et selvstendig ansvar for å utarbeide et ferdig produkt. Det kan for eksempel være en utredning hvor konsulenten gir råd.

2.2 Kjøpsavtalen

Tidligere var kjøpsavtalen - SSA-K - en relativt omfattende avtale og den var sannsynligvis den mest kjente og brukte av SSA-avtalene. I dag er kjøpsavtalen en relativt enkel avtale som er ment å brukes til å kjøpe såkalt hyllevare;

«Avtalen gjelder levering av standard komponenter i form av utstyr, programvare og andre ytelser. Det kan for eksempel være standard IT-utstyr eller lisenser til standard programvare («leveransen») som er ferdig spesifisert og utviklet før kontraktsinngåelse, og som kan brukes slik de leveres fra produsent og/eller settes sammen av Leverandøren for å dekke Kundens behov.»

Kjøpsavtalen ble endret i forbindelse med at den tidligere utviklingsavtalen - SSA-U - ble gjort om til en utviklings- og tilpasningsavtale SSA-T, og det var da ikke behov for en omfattende kjøpsavtale.

2.3 Utviklings- og tilpasningsavtalen

Utviklings- og tilpasningsavtalen - SSA-T - omfatter levering av programvare som utvikles eller tilpasses spesifikt for kunden. I motsetning til Smidigavtalen, som er nevnt nedenfor, er SSA-T beregnet for såkalte fossefallsprosjekter hvor det betales en fastpris for arbeidet. Den har også bestemmelser om konfigurering, parametersetting, integrasjonsarbeid og andre tjenester knyttet til tilrettelegging av programvaren. Avtalen omfatter også eventuell leveranse av utstyr, opplæring med videre. Avtalen er på hele 50 sider, altså en relativt omfattende avtale som det tar tid å lære å kjenne. Avtalen har egne punkter om prosjektorganisering, detaljspesifisering, utvikling, konvertering, akseptansetest, idriftsettelse og endelig godkjenning.

2.4 Smidigavtalen

Smidigavtalen - SSA-S - er designet for prosjekter som involverer smidig utviklingsmetodikk. Avtalen er altså grunnleggende forskjellig fra SSA-T. Dette innebærer at leveransen skjer gjennom iterative sykluser, ofte kalt sprinter, hvor kunden og leverandøren samarbeider tett for å justere og raffinere krav og løsninger underveis. Avtalen fokuserer på samarbeid, fleksibilitet og kontinuerlig forbedring, og er spesielt egnet for prosjekter hvor kravene kan endre seg over tid eller ikke er fullt definerte fra starten av. Avtalen er med andre ord ikke basert på fossefallsmetoden og har heller ikke et fastprisformat.

2.5 Vedlikeholdsavtalen

Vedlikeholdsavtalen – SSA-V – omfatter tilgang til nye versjoner, brukerstøtte og feilretting når du har kjøpt IT-løsninger eller IT-utstyr. Avtalen gir også mulighet for kompletteringskjøp, lisensutvidelser og ytterligere utvikling i begrenset omfang. Tidligere inneholdt avtalen ingen mulighet for kompletteringskjøp, lisensutvidelser og videreutvikling, noe som skapte utfordringer for kundesiden og da spesielt det offentlige som er underlagt anskaffelsesregelverk. Dette ble endret i 2015, hvor disse mulighetene altså ble lagt inn i avtalen. Avtalen er derfor blitt mer praktisk anvendelig for det offentlige.

2.6 Driftsavtalen

Driftsavtalen – SSA-D – er designet for å dekke levering av drifts- og vedlikeholdstjenester for IT-systemer. Denne avtalen skal sikre at IT-utstyret og programvaren fungerer optimalt gjennom hele sin levetid, og inkluderer tjenester som overvåking, oppdatering, sikkerhetskopiering og feilretting. Med SSA-D kan organisasjoner sørge for at deres IT-miljø er stabilt, sikkert og oppdatert, noe som er essensielt for kontinuerlig og uforstyrret drift.

2.7 Skyavtalene

Den store skyavtalen - SSA-Sky - er en omfattende avtale beregnet på kjøp av store, komplekse skytjenester og outsourcing, det vil si flytting av kundens eksisterende systemer ut i skyen. Kunden kjøper tjenester fra en integrator som bistår kunden med å etablere skytjenestene og forvalte dem i skarp drift. Avtalen kan også dekke vedlikehold av spesialutviklede tilpasninger og komponenter og tjenester knyttet til forvaltning av skytjenestene.

Det gjennomføres først en etableringsfase med etterfølgende akseptansetest før løsningen settes i drift. Idriftsetting kan skje gradvis, og det kan også etableres nye tjenester eller moduler etter at tjenesten er idriftssatt og er kommet i forvaltningsfasen.

I forvaltningsfasen settes det krav til tjenestenivå, både for skytjenesten, eventuelle tilpasninger, integrasjonsmoduler og annet som er utviklet spesielt for kunden.

I tillegg til den store skyavtalen finnes det en nedskalert versjon av avtalen - SSA-lille sky - som kan brukes ved kjøp av mindre komplekse skytjenester. Det finnes også en - SSA-L - som er ment til bruk for mindre komplekse IT-tjenester og løsninger, som ikke krever en fullverdig skyavtale.

2.8 Rammeavtalen

Porteføljen inneholder også en rammeavtale - SSA-R - som ble oppdatert i 2015. Denne avtalen kan benyttes som en overbygging for bruk av underliggende avtaler som eksempelvis SSA-K, SSA-V og SSA-B. Dette er praktisk i forbindelse med konkurranseutsetting av en rammeavtale for kjøp og vedlikehold av dataprogrammer. Kunden kan da avrope varer og tjenester etter behov.

Vi holder kurs i avtaleporteføljen hver vår og høst. På kursene får du en grundig innføring og veiledning i bruk av avtalene. Kursene annonseres på vår hjemmeside. De mest vanlige spørsmål rundt disse avtalene er:

Kan jeg gjøre endringer i avtalene?

Det finnes to måter å gjøre dette på. For det første kan du bruke avtalens endringsbilag og legge inn de endringene som du ønsker å gjøre der. Dette må gjøres som presis juridisk tekst med klar henvisning til hvilke bestemmelser som du har tenkt å endre. For det andre kan du endre selve avtaleteksten direkte i avtalen. Du har altså lov til å laste ned en Word-versjon av SSA-avtalen du ønsker å endre, og redigere direkte i teksten. Du må imidlertid fjerne alle referanser til varemerker, og avtalen kan på ingen måte fremstå som en SSA. Med andre ord må det fremgå helt klart at dette ikke er en standardavtale, men en redigert utgave av standardavtalen.

Hvilke prosjekter egner de ulike avtalene seg til?

Dersom du går inn på anskaffelser.no og søker på statens standardavtaler vil du komme på landingssiden til SSA-avtalene. Når du klikker deg inn på den enkelte avtalen står det i innledningen hva avtalen er ment å brukes til. Dette gir god veiledning.

Finnes det noen veiledning på hvordan jeg skal fylle ut bilagene?

Ja, på landingssiden til SSA-avtalene finner du god veiledning på hvordan du skal fylle ut bilagene.

Koster det noe å bruke disse avtalene?

Nei, disse avtalene er gratis å bruke. Du kan også klippe og lime fra disse avtalene for å lage dine egne avtaler, men du har ikke lov til å bruke varemerkene til SSA.

Er avtalene kunde- eller leverandørvennlige?

Det kommer selvfølgelig an på øyet som ser, men staten har hatt en uttalt målsetting de senere år om å gjøre avtalene mer balansert, og det har skjedd. Noen kunder vil kanskje mene at avtalene er blitt for leverandørvennlige, mens noen leverandører kanskje vil mene at avtalene fortsatt er i favør av kundesiden.

Er avtalene oppdatert i henhold til gjeldende lovgivning?

Ifølge DFØ er avtalene oppdatert i henhold til gjeldende lovgivning.

Kan avtalene benyttes på andre områder enn IT?

SSA-avtalene er kontraktsmaler beregnet for kjøp av IT- og konsulenttjenester, og bør ikke benyttes for bygg og anlegg eller offshore. Her finnes det egne kontraktsmaler.