NDAer – hva bør du tenke på i forbindelse med konfidensialitetsavtaler?
Å utvikle og kommersialisere produktidéer innebærer som regel at ulike parter må samarbeide. I den fasen hvor en produktidé, innovasjon eller prototype av et nytt produkt skal presenteres for en investor, samarbeidspartner, produsent eller leverandør kan idéen være sårbar for at en slik part selv kopierer idéen. Da kan en avtale om hemmelighold være viktig.
En avtale om hemmelighold er en avtale mellom to eller flere parter om å ikke røpe visse opplysninger til andre. Slike avtaler kan være nyttige for å beskytte forretningshemmeligheter eller andre sensitive opplysninger.
I slike situasjoner bør det vurderes å inngå det som ofte omtales som en NDA ("Non-Disclosure Agreement"). På norsk kalles dette ofte avtale om hemmelighold, konfidensialitetsavtale eller fortrolighetsavtale. Den mest vanlige betegnelsen, også her til lands, er likevel NDA.
Men hva bør man tenke på når en slik avtale skal inngås?
I Norge har vi en lov om forretningshemmeligheter. Et spørsmål er da om man egentlig trenger å inngå en NDA, eller om behovet for dette ivaretas fullt ut ved denne loven? Vi understreker at det i de fleste tilfeller uansett vil være en fordel å inngå en NDA.
Det er flere grunner til at vi vil anbefale dette. En grunn er at ved å inngå en skriftlig avtale så kan det konkret angis hva slags konfidensiell informasjon som skal utveksles. Dersom det ikke gjøres, risikerer man at det kan være uklarheter knyttet til om informasjonen som utveksles er ment å være hemmelig eller ei, og man unngår eventuelle misforståelser. I et potensielt samarbeid vil ofte mye av den informasjon som utveksles være offentlig kjent fra før, og er dermed ikke konfidensiell. Det er viktig å definere hvilken informasjon som skal holdes hemmelig, gjør man ikke dette ordentlig kan avtalen bli vanskelig å praktisere. Ved å inngå en skriftlig avtale kan man lettere bevise og ettergå hva partene har ment.
Man angir da også hva som skal være formålet med avgivelsen av informasjon og mottakers bruk begrenses typisk til dette. Dette for å sette rammen for hva mottaker skal kunne benytte den konfidensielle informasjonen til.
En annen grunn er at det å inngå en avtale ofte har en oppdragende effekt i seg selv. Da er partene på det rene med at man vil motta konfidensiell informasjon fra den annen part, og at det er viktig at denne informasjonen holdes hemmelig.
Man kan også avtale andre konkrete forhold som kan være viktig å identifisere, for eksempel, hvor det er tale om en bedrift, hvilke personer i bedriften som skal få tilgang til den hemmelige informasjonen, og eventuelt hvilke tiltak bedriften skal iverksette for å sikre konfidensialitet. Man bør også avtale hvor lenge informasjonen skal holdes hemmelig.
Dette gir forutsigbarhet og klare rammer for partene før man innleder samarbeidet.
Tips og fallgruver
- Skal du dele konfidensiell informasjon så bør du inngå en NDA – ikke baser deg på lovgivningen (lov om forretningshemmeligheter) alene.
- Ikke bare ta i bruk en NDA som du finner på internett eller en tilfeldig mal for en slik avtale. NDAer er forskjellige og som alle andre avtaler så bør den gjennomgås og tilpasses den konkrete bruken.
- Dersom det bare er den ene parten som skal avgi konfidensiell informasjon inngås en ensidig NDA. Dersom begge parter kan komme til å avgi konfidensiell informasjon bør det inngås en gjensidig NDA.
- Vær nøye med å angi hva slags informasjon som skal være konfidensiell og vernes av avtalen.
- Formålet med det mulige samarbeidet og avgivelsen av konfidensiell informasjon må angis særskilt. Dette utgjør rammen for hva mottaker skal kunne benytte den konfidensielle informasjonen til.
- Angi hvem som skal ha tilgang til den konfidensielle informasjonen, for eksempel at bare de av mottakers ansatte som har et "need to know" i forbindelse med et potensielt samarbeidsprosjekt skal ha slik tilgang.
- Det er viktig for begge parter å ha gode systemer og rutiner for informasjonshåndtering og kontroll. En NDA alene kan være utilstrekkelig i så måte. Det kan for eksempel være viktig for begge parter å kunne dokumentere hva man allerede hadde utviklet på egen hånd før man mottar den andre partens informasjon.
- Tenk nøye gjennom varigheten. Dersom det ikke står noe særskilt om varighet kan forpliktelsen etter omstendighetene være evigvarende. Det kan være uheldig for mottaker.
- Vurder å angi hva konsekvensene av brudd vil være, deriblant om det skal være en forhåndsbestemt bot for brudd på avtalen. Dette bl.a. fordi det kan være vanskelig å dokumentere hva som er det økonomiske tapet ved brudd på avtalen.
- Angi hva som skal skje ved opphør av konfidensialitetsforpliktelsen, for eksempel at mottatt informasjon skal tilbakeleveres eller slettes.
