Nye regler for selskapers plikt til å gi innsyn til offentligheten
Fra og med 1. februar 2025 trådte nye regler i kraft for offentlighetens rett til å kreve innsyn i aksjeeierboken til et aksjeselskap eller allmennaksjeselskap, gitt i forskrift. Formålet er å gi offentligheten enklere og raskere tilgang. Med den nye forskriften kommer imidlertid mer detaljerte regler om hvordan man skal gå frem for å gi innsyn og innenfor hvilke frister.
Vi vil omtale aksjeselskaper, men tilsvarende regler gjelder også for allmennaksjeselskaper. Det er også noen egne regler for forvalterregistrerte aksjer, som vi ikke vil omtale her.
1. Plikt til å føre aksjeeierbok
Alle aksjeselskap er forpliktet til å ha en ajourført aksjeeierbok eller aksjeeierregister. Aksjeeierboken skal inneholde følgende opplysninger:
- Navn på aksjonæren (ordnet i alfabetisk rekkefølge)
- Fødselsdato/organisasjonsnummer
- Digital adresse
- Bostedsadresse/forretningsadresse (og postadresse)
- Antall aksjer
- Aksjenummer
2. Hvordan gi innsyn og hva skal det gis innsyn i
Regelen har også før 1. februar i år vært at aksjeselskaper har en plikt til å gi innsyn i aksjeeierboken etter forespørsel. Nå er det altså presisert nærmere hvordan selskapet skal gå frem.
Aksjeselskaper som mottar forespørsel om innsyn i aksjeeierboken, skal etter den nye forskriften som utgangspunkt sende opplysninger i aksjeeierboken via e-post. Den som krever innsyn, kan be om å motta opplysninger via andre kanaler. Selskapet kan imidlertid nekte om det har saklig grunn. Saklig grunn kan nektes ut fra en konkret vurdering av om det vil kreve særlig ressursbruk fra selskapet, medføre særlige kostnader, kreve særskilt lisens eller innebære informasjonssikkerhetsrisiko. For å forenkle gjennomføringen kan selskapet velge å opprette én angitt kanal for forespørsler om innsyn.
I utgangspunktet skal det sendes en kopi av aksjeeierboken. Det er likevel ikke alle opplysninger man er forpliktet til å gi innsyn i. Følgende skal unntas:
- Digital adresse
- Personnummer (de fem siste sifrene i fødselsnummeret*)
- Bankkontonummer*
- Historisk informasjon
*Opplysningene er man ikke pålagt å ha i aksjeeierboken, men om de fremgår kan de altså holdes utenfor eller sladdes.
Vi vil anbefale etter innføringen av disse reglene å ha en forside på aksjeeierboken, der kun den informasjonen man er pliktig å gi innsyn i fremgår. Videre kan man ha en underside for hver aksjonær med ytterligere informasjon som kan være nyttig for selskapet å ha for korrespondanse med aksjonærene, for utdeling av utbytter, m.v.
Det bør også merkes at selskapene nå også plikter å sørge for at aksjeeierboken er tilgjengelig på generalforsamlingen.
3. Frist
Det fremgår av forskriften at innsyn skal gis innen tre virkedager, regnet fra innsynskravet ble mottatt av selskapet.
For det tilfellet at selskapet mottar mer enn tolv innsynskrav i løpet av seks måneder fra én og samme person, er fristen ti virkedager fra og med det trettende innsynskravet.
4. Dekning av kostnader
Det klare utgangspunktet er at innsyn skal være kostnadsfritt for den som fremmer kravet, og det kan kun kreves porto om opplysningene sendes per post.
For selskaper som mottar mange henvendelser stiller det seg annerledes: Mottar et selskap mer enn tolv innsynskrav i løpet av seks måneder fra én og samme person, kan selskapet likevel kreve dekket sin interne ressursbruk ved å håndtere innsynskrav utover de første tolv. Nærmere regler om selve faktureringen fremgår av forskriften (§ 1-5) og forskrift 3. desember 1997 nr. 1441 om salær fra det offentlige til advokater § 2.